ما هي المستندات المطلوبة لاعتماد الفواتير الإلكترونية في السعودية؟
اعتماد الفواتير الإلكترونية في السعودية يُعتبر خطوة استراتيجية ضمن رؤية المملكة 2030 لتعزيز التحول الرقمي والشفافية في التعاملات التجارية. هيئة الزكاة والضريبة والجمارك فرضت على المنشآت اعتماد هذا النظام تدريجياً، وذلك بهدف مكافحة التستر التجاري والحد من الاقتصاد الخفي، إضافة إلى تحسين كفاءة العمليات المالية. لكن لكي تبدأ أي منشأة في تطبيق الفواتير الإلكترونية بشكل رسمي، هناك مجموعة من المتطلبات والمستندات الأساسية التي يجب توفيرها. هذه المستندات ليست مجرد أوراق روتينية، بل هي الضمان الذي يثبت التزام المنشأة بالقوانين واللوائح، ويمنحها الصلاحية للعمل بشكل قانوني داخل النظام الإلكتروني.
في هذا المقال سنستعرض بشكل تفصيلي المستندات المطلوبة لاعتماد الفواتير الإلكترونية، وسنوضح دور كل مستند وأهميته، بالإضافة إلى شرح الخطوات العملية التي يجب أن تتبعها المنشآت حتى تصبح جاهزة لإصدار الفواتير الإلكترونية بشكل معتمد.
أولاً: السجل التجاري للمنشأة
السجل التجاري هو الوثيقة الأساسية التي تُثبت وجود المنشأة بشكل قانوني. عند التقديم لاعتماد الفواتير الإلكترونية، يُطلب من صاحب النشاط تقديم نسخة من السجل التجاري ساري المفعول.
لماذا هو مهم؟ لأنه يُحدد النشاط التجاري للمنشأة، ويثبت هويتها أمام هيئة الزكاة والضريبة.
في حالة المؤسسات الصغيرة أو الأفراد، قد يُطلب تقديم وثائق بديلة مثل رخصة مزاولة النشاط.
ثانياً: الرقم الضريبي للمنشأة
الرقم الضريبي هو معرف فريد يُمنح لكل منشأة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة. عند اعتماد الفواتير الإلكترونية، يجب إدخال هذا الرقم بشكل صحيح ليظهر في جميع الفواتير.
أهميته تكمن في أنه يربط الفواتير الإلكترونية بالمنشأة بشكل مباشر.
عدم إدراج الرقم الضريبي أو إدخاله بشكل خاطئ قد يؤدي إلى رفض الفواتير أو فرض غرامات.
ثالثاً: بيانات الممثل القانوني للمنشأة
تحتاج هيئة الزكاة والضريبة والجمارك إلى معرفة الشخص المخول بإدارة الحسابات المالية والتعامل مع النظام الإلكتروني. لذلك، يجب تقديم:
صورة من الهوية الوطنية (للسعوديين).
صورة من الإقامة وجواز السفر (لغير السعوديين).
تفويض رسمي أو قرار تعيين يوضح أن هذا الشخص هو الممثل القانوني للمنشأة أمام الهيئة.
رابعاً: بيانات التواصل الرسمية
من بين المستندات المطلوبة، يجب تقديم بيانات تواصل دقيقة تشمل:
البريد الإلكتروني الرسمي للمنشأة.
رقم الهاتف الجوال المرتبط بخدمة التوثيق.
العنوان الوطني المسجل في البريد السعودي.
هذه البيانات تُستخدم في إرسال التنبيهات والإشعارات الخاصة بالنظام، وأي خطأ فيها قد يعرّض المنشأة للمشاكل.
خامساً: رخصة مزاولة النشاط
بعض الأنشطة التجارية تتطلب رخص خاصة مثل المطاعم، المستشفيات، أو شركات النقل. هذه الرخص يجب أن تكون سارية المفعول ويتم تقديمها كجزء من المستندات لاعتماد الفواتير الإلكترونية، لأنها تُثبت قانونية النشاط.
سادساً: شهادة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة
إذا كانت المنشأة خاضعة لضريبة القيمة المضافة، فإن تقديم شهادة التسجيل يُعتبر شرطاً أساسياً. هذه الشهادة تُثبت أن المنشأة ملزمة بإصدار فواتير إلكترونية تحتوي على الضريبة وفقاً للأنظمة.
سابعاً: بيانات الحساب البنكي للمنشأة
من المتطلبات المهمة كذلك تقديم رقم الآيبان الخاص بالحساب البنكي المعتمد للمنشأة. ذلك يساعد على توثيق المعاملات المالية وربطها بالفواتير الصادرة، كما يمنع استخدام حسابات شخصية أو غير معتمدة في المعاملات التجارية.
ثامناً: شهادة اعتماد البرنامج المحاسبي
لا يكفي أن تمتلك المنشأة برنامجاً محاسبياً، بل يجب أن يكون هذا البرنامج معتمداً من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. لذلك يُطلب تقديم شهادة أو إثبات أن البرنامج المستخدم يطابق المواصفات الفنية المطلوبة.
تاسعاً: مستندات الهوية الرقمية (نفاذ)
ضمن التحول الرقمي، أصبح الدخول إلى بوابة الهيئة وتفعيل الفواتير الإلكترونية يتم عبر منصة “نفاذ”. لذلك، يحتاج الممثل القانوني للمنشأة إلى تفعيل حسابه في هذه المنصة واستخدام الهوية الرقمية لتوثيق الإجراءات.
عاشراً: أي مستندات إضافية حسب نوع النشاط
قد تطلب الهيئة مستندات أخرى بناءً على طبيعة النشاط، مثل:
عقود تأسيس الشركات.
قرارات الشركاء أو مجلس الإدارة.
عقود الوكالات التجارية.
هذه المستندات تُطلب للتأكد من ملكية النشاط وصحة بياناته.
خطوات عملية لتقديم المستندات واعتماد الفواتير الإلكترونية
تجهيز جميع المستندات المطلوبة بصيغة إلكترونية (PDF أو صور عالية الجودة).
الدخول على بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
تسجيل الدخول عبر الهوية الرقمية “نفاذ”.
رفع المستندات المطلوبة في النظام الإلكتروني.
اختيار البرنامج المحاسبي المعتمد وربطه بالنظام.
انتظار إشعار الهيئة بقبول الطلب أو طلب مستندات إضافية.
بعد القبول، تبدأ المنشأة في إصدار الفواتير الإلكترونية وفق الضوابط.
أهمية هذه المستندات للمنشآت
تقديم المستندات المطلوبة ليس مجرد إجراء شكلي، بل له أهداف واضحة:
ضمان مصداقية المنشأة.
ربط الفواتير بالأنظمة الحكومية مباشرة.
تسهيل الرقابة ومنع التلاعب أو التهرب الضريبي.
تعزيز ثقة العملاء الذين يتعاملون مع منشآت معتمدة ورسمية.
ماذا يحدث إذا لم يتم تقديم المستندات المطلوبة؟
رفض طلب اعتماد الفواتير الإلكترونية.
فرض غرامات عند محاولة إصدار فواتير غير معتمدة.
صعوبة في ممارسة النشاط التجاري بشكل رسمي.
احتمالية إدراج المنشأة ضمن المخالفين لأنظمة الهيئة.
نصائح لتجنب المشاكل عند تقديم المستندات
تأكد من أن جميع المستندات سارية المفعول.
احتفظ بنسخ إلكترونية محدثة من جميع الوثائق دائماً.
استخدم البريد الإلكتروني الرسمي للمنشأة فقط.
تحقق من أن البرنامج المحاسبي معتمد من الهيئة قبل ربطه.
استعن بمستشار ضريبي أو محاسب قانوني إذا واجهت صعوبة.
اعتماد الفواتير الإلكترونية في السعودية ليس مجرد إلزام قانوني، بل هو فرصة للمنشآت لتطوير أنظمتها المالية والاندماج في الاقتصاد الرقمي. ولكي تتمكن أي منشأة من إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل معتمد، لا بد من تجهيز مجموعة من المستندات الأساسية مثل السجل التجاري، الرقم الضريبي، شهادة ضريبة القيمة المضافة، بيانات الممثل القانوني، والحساب البنكي، إضافة إلى إثبات أن البرنامج المحاسبي المستخدم معتمد من الهيئة. الالتزام بهذه المتطلبات يُجنب المنشأة العقوبات، ويمنحها ثقة أكبر في السوق، كما يفتح لها الباب للتعامل مع جهات حكومية وخاصة بسهولة أكبر.